PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

A.  Metode Penilaian Kinerja Karyawan

Secara umum terdapat 2 (dua) teknik cara menilai kinerja yang bisa digunakan yaitu :
1.   Penilaian kinerja pada seseorang secara tumggal;
2.   Penilaian kinerja pada sekelompok orang.

Penilian kinerja atas seseorang secara tunggal adalah semata-mata menilai kinerja orang perorangan secara individual tanpa membandingkannya dengan yang lain.
Penilaian kinerja atas kelompok adalah penilaian kinerja atas seseorang dibandingkan dengan kinerja karyawan lain.

Ada benerapa teknik atau cara penilaian kinerja karyawan tunggal (individual) yaitu :
1.   Grafik skala kecepatan (Graphic rating scale);
2.   Memilih kecepatan yang dipaksakan ( Forced choice rating);
3.   Cara penilaian dengan esay (Essay appraisal techniques);
4.   Daftar pengecekan kinerja (Performance checklist);
5.   Teknik kejadian Kritis (Critical incident technique).

1.   Grafik Skala Kecepatan (GSK/Grafic Rating Scale)
Cara untuk mengukur berbagai jenis karakteristik yang mempengaruhi kinerja karyawan, misalnya :
a.    Kecepatan waktu pengerjaan dengan teliti (punctuality);
b.   Sikap (attitude);
c.    Inisiatif (initiative).

Skala penilaian dengan ukuran :
a.      Rendah; menengah tinggi atau;
b.      Kinerja lain yang diukur dapat pula dengan macam ukuran baik atau jelek; atau
c.      Untuk hal-hal lain diukur dengan skala 1 sampai dengan 10.

2.   Memilih Kecepatan yang Dipaksakan (MKD/Forced Rating Choice)
Teknik penilaian “Memilih Kecepatan yang Dipaksakan (MKD)” adalah dengan menyajikan beberapa pilihan nilai untuk suatu kategori kinerja seorang karyawan.
Penekanan dari sistem “Memilih Kecepatan yang Dipaksakan” dalam menilai kinerja seorang karyawan, cenderung untuk memilih nilai yang lebih rendah, dibandingkan dengan sistem penilaian berdasarkan grafik.

3.   Teknik Penilaian dengan Esay (TPE/Essay Evaluation Technique)
Teknik penilaian kinerja dengan esay adalah teknik penilaian kinerja dengan memberikan penjelasan secara tertulis tentang hal yang dinilai.
Misalnya : kecepatan mengetik dari karyawan “A” adalah 80 ketuk per menit, karena dia dapat mengetik dengan prinsip 10 jari. Di samping itu papan ketik yang digunakan masih baru, lebih canggih dan lain-lain.

4.   Daftar Pengecekan (DP/Checklist)
Daftar pengecekan adalah metode penilaian kinerja, dimana penilai sambil membawa daftar penilaian tersebut memilih salah satu pernyataan yang menurut logika dan perasaan dia, sesuai dengan kinerja karyawan yang sedang dinilai.

Contoh dari daftar pengecekan, misalnya keramahan seorang petugas “customer service” dari suatu bank akan dinilai. Bentuk pernyataannya adalah sebagai berikkut :
Keramahan dalam melayani langgana atau konsumen adalah :
a.   (   ) sangat ramah;
b.   (   ) ramah;
c.   (   ) cukup ramah;
d.   (   ) tidak ramah.

5.   Teknik Kejadian Kritis (TKK/Critical Incident Technique)
Penilaian kinerja dengan “Teknik Kejadian Kritis” adalah teknik penilaian kinerja karyawan dengan menggunakan daftar pernyataan yang menggambarkan tipe perilaku setiap karyawan yang efektif atau tidak.



B.    Kebijakan Lanjutan Dalam Pelaksanaan Penilaian Kinerja Karyawan

1.     Syarat-syarat Pelaksanaan Penilaian Kinerja Karyawan

Setelah memilih salah satu cara atau teknik penilaian kinerja karyawan, pihak pimpinan suatu organisasi perlu mempertimbangkan :

a.     Penilaian kinerja karyawan harus dibangun secara hati-hati, obyektif dan jujur serta tulus hati;

b.      Pada saat penilaian kinerja karyawan jangan sampai masing-masing karyawan maupun penilai kinerja menjadi takut. Ciptakanlah suasana teduh dan tenang, artinya karyawan harus merasa senang bahwa hasil pekerjaannya dinilai dengan harapan memperbaiki kelemahan;

c.      Bila diadakan diskusi tentang hasil penilaian kinerja karyawan, maka lakukanlah diskusi tersebut secara pribadi, tidak didepan umum. Sebaiknya hanya 2 orang yaitu penilai dengan karyawan yang dinilai;

d.     Lamanya diskusi tentang hasil penilaian kinerja sebaiknya kurang dari 30 menit. Lebih lama dari waktu tersebut, biasanya karena komunikasi yang jelak antara penilai dengan karyawan yang dinilai;

e.     Dalam hal kinerja karyawan jelak, seorang penilai kinerja harus memberikan penilaian yang jelas secara tertulis faktor-faktor yang mempengaruhi, tanpa menuntut pada karyawan yang dinilainya. Bila seorang penilai tidak mampu mencari faktor penyebabnya dia dapat meminta bantuan kepada petugas kepegawaian;

f.       Hari sidang untuk penilaian kinerja dicari waktu atau saat yang baik. Lampiran tambahan dari formulir penilaian kinerja diperlukan untuk menerangkan lebih jelas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan kinerja karyawan;

g.      Petugas penilai kinerja harus mempunyai pendengaran yang baik atau orang yang dapat menjadi pendengar yang baik. Di samping itu dia harus mempunyai daya sensitif yang baik terhadap komunikasi non verbal (tidak dengan kata-kata). Misalnya : dia harus mampu menangkap komunikasdi dari perubahan air muka karyawan yang dinilai;

h.     Cara penilaian kinerja apapun yang digunakan oleh suatu organisasi, hal yang penting adalah “formulir penilaian” harus ditandatangani kedua belah pihak, yakni ditandatangani oleh penilai dan karyawan yang dinilai;

i.       Bagi karyawan yang dinilai dan tidak menyetujui hasil penilaian kinerjanya, maka dia berhak untuk memberi berbagai catatan, dimana catatan atau komentar-komentarnya harus dilampirkan dalam berkas penilaian kinerja karyawan bersangkutan.

2.     Faktor-faktor Penting dalam Pelatihan untuk Calon Penilai Kinerja

Mengingat tidak mudahnya menjadi seorang penilai kinerja karyawan yang baik maka perlu pelatihan yang memadai. Bahkan walaupunb telah disediakan penilai kinerja yang baik, namun dapat terjadi saling ketidakmengertian antara penilai kinerja karyawan dengan karyawan yang dinilai.

Dalam pelatihan untuk calon penilai karyawan hal yang perlu diperhatikan adalah :

a.      Menekankan bahwa penilaian kinerja karyawan bukanlah semata-mata mencarai kesalahan dan kelemahan karyawan, tetapi mencoba mencari solusi kelemahan karyawan;

b.       Dilatih cara menyelenggarakan wawancara yang paling efektif sehingga memperoleh gambaran yang sebenarnya tentang kinerja seorang karyawan;

c.       Dilatih tentang cara berkomunikasi yang jelas dan ramah terhadap karyawan yang akan dinilai kinerjanya;

d.      Dilatih menjadi pendengar yang baik dalam wawancara dengan karyawan yang akan dinilai kinerjanya. Terutama mendengarkan informasi berupa keluhan karyawan yang mempengaruhi kinerjanya;

e.      Penjelasan kepada calon penilai kinerja, bahwa penilaian kinerja bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan, menciptakan suasana kerja yang lebih baik dengan tanggung jawab yang lebih jelas terhadap masing-masing karyawan.

3.     Proses Pelaksanaan Penilaian Kinerja Karyawan

Setelah para penilai kinerja karyawan dilatih secara seksama, maka tahap berikutnya pihak pimpinan suatu organisasi melakukan penilaian kinerja karyawan melalui proses seperti berikut :

a.     Diumumkan sebelumnya, bahwa penilaian kinerja karyawan akan dilakukan setiap 6 bulan yang berarti 2 kali dalam setahun. Adapun tanggal pelaksanaan penilaian kinerja karyawan juga ditentukan, sehingga diharapkan masing-masing karyawan harus mengisi formulir penilaian kinerjanya sendiri-sendiri. Formulir isian tersebut sebagai bahan pada pertemuan dengan penilai kinerja;

b.      Formulir penilaian kinerja karyawan tersebut harus dilengkapi catatan dari supervisor/atasannya masing-masing karyawan. Hal ini merupakan penilaian kinerja karyawan yang dilakukan atasannya;

c.      Para supervisor/atasan dapat memperoleh informasi dari bagian kepegawaian tentang tanggal pelaksanaan penilaian kinerja karyawan;

d.     Pelaksanaan penilaian kinerja karyawan harus dilaksanakan secara sungguh-sungguh, hati-hati, obyektif dan jujur, tetapi dalam suasana yang akrab;

e.     Formulir penilaian sendiri kinerja karyawan dan catatan atasannya (penilaian kinerja karyawan oleh atasannya) akan dijadikan pedoman diskusi antara karyawan yang dinilai dengan petugas pelaksana penilai kinerja karyawan;

f.       Berdasarkan hasil penilaian kinerja karyawan tersebut, selanjutnya perlu diadakan pelatihan jangka pendek yang bersifat khusus (6 bulan sampai 1 tahun);

g.      Formulir penilaian kinerja karyawan harus ditandatangani baik oleh penilai kinerj maupun oleh karyawan bersangkutan;

h.     Formulir hasil penilaian kinerja karyawan tersebut harus diserahkan pada atasannya, manajer, direktur atau presiden direktur di mana karyawan tersebut bekerja. Dan akhirnya dokumen penilaian kinerja tersebut akan didokumentasi dalam berkas kepegawaian karyawan bersangkutan di bagian kepegawaian;

i.       Tindak lanjut dari penilaian kinerja karyawan dapat berupa pelatihan atau pelatihan lanjutan agar kinerjanya meningkat. Atau mungkin juga mutasi bila seorang karyawan dianggap lebih berpotensi dibidang yang lain.

C.    Jenis-jenis Formulir untuk Menilai Kinerja Karyawan

1.     Faktor-faktor yang Dinilai

Sebenarnya jenis-jenis formulir untuk menilai kinerja karyawan tersebut berlaku umum, baik bagi organisasi perusahaan, pemerintahan, yayasan maupun organisasi lain.

Hal-hal apa saja yang perlu diketahui sehubungan dengan penilaian kinerja karyawan ?. Secara umum terdapat beberapa butir penilaian kinerja yakni meliputi hal-hal sebagai berikut :

a.     Pengetahuan seorang karyawan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya;

b.      Apakah karyawan mampu membuat perencanaan dan jadwal pekerjaannya ?

c.      Apakah seorang karyawan mengetahui standar mutu pekerjaan yang disyaratkan ?;

d.     Tingkat produktivitas karyawan. Hal ini berkaitan dengan kuantitas (jumlah) hasil pekerjaan yang mampu diselesaikan oleh seorang karyawan;

e.     Pengetahuan teknis atas pekerjaan yang menjadi tugas seorang karyawan harus dinilai, karena hal ini berkaitan dengan mutu pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya;

f.       Ketergantungan kepada orang lain dari seorang karyawan perlu dinilai, karena keterkaitan dengan kemandirian seseorang dalam melaksanakan pekerjaan. Bila seorang karyawan dapat mandiri biasanya mempunyai inisiatif yang tinggi;

g.      Kemampuan berkomunikasi dari seorang karyawan, baik sesama karyawan maupun dengan atasannya dapat mempengaruhi kinerjanya;

h.     Kemempuan bekerjasama dengan orang-orang lain sangat berperan dalam menentukan kinerjanya;

i.       Kehadiran dalam rapat disertai dengan kemampuan menyampaikan gagasan-gagasannya kepada orang lain mempunyai nilai tersendiri dalam menilai kinerja seorang karyawan;

j.       Kemampuan mengatur pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, termasuk membuat jadwal kerja, umumnya mempengaruhi kinerja karyawan;

k.     Kepemimpinan menjadi faktor yang harus dinilai dalam menilai kinerja terutama bagi karyawan yang berbakat “memimpin” sekaligus memobilitas dan memotivasi temen-temennya untuk bekerja lebih baik;

l.       Minat memperbaiki kemampuan diri sendiri menjadi faktor lain untuk menilai kinerja seorang karyawan. Upaya memperbaiki ketrampilan, misalnya melalui kursus-kursus atau sekolah formal;

m.   Apakah ada faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang ?. Misalnya : seorang karyawan yang bekerja di bagian akuntansi sebaiknya orang yang mempunyai ijasah bon –A atau bon-B atau diploma akuntansi dan lain-lain;

n.     Apakah ada bidang kerja yang harus diubah sistemnya sehingga karyawan dapat melaksanakannya denga cara lebih baik ?. Lalu bagaimana sistem kerja yang baru harus diselenggarakan, sehingga karyawan dapat menjalankannya secara lebih baik agar kinerjanya lebih meningkat;

o.      Hal-hal lain, seperti berbagai catatan khusus dan umum tentang karyawan yang berkaitan dengan kinerjanya.

2.     Contoh Formulir Penilaian Kinerja Karyawan

FORMULIR

PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

Tanggal             : ………………….

Nama               :  …………………            Tanggal mulai kerja : …………………..

Bagian              : ………………….           Jabatan                  : …………………..                          Atasan              : …………………..

Angka Penilaian : ………………….. ( ) 6 bulan ( ) 12 bulan  ( ) lainnya …………..

NO	Keterangan	SB	B	C	S	K	KS
1.	Pengetahuan atas pekerjaan : Kejelasan pengetahuan atas tanggung jawab pekerjaan yang menjadi tugasnya
2.	Perencanaan dan Organisasi Kemempuan membuat rencana pekerjaan meliputi jadwal dan urutan pekerjaan, sehingga tercaoai efisiensi dan efektifitas.
3.	Mutu Pekerjaan. Ketelitian dan ketepatan pekerjaan
4.	Produktivitas : Jumlah pekerjaan yang dihasilkan dibandingkan dengsan waktu yang digunakan.
5.	Pengetahuan teknis : Dasar teknis dan kepraktisan sehingga pekerjaan mendekati standar kinerja.
6	Ketergantungan kepada orang lain : Kemandirian dalam melaksanakan tugas dan inisiatif, agar hasil pekerjaannya mendekati standar kinerja.
7.	Judment : Kebijakan naluriah dan kemempuan untuk menyimpulkan tugas sehingga tujuan organisasi tercapai.
8.	Komunikasi : Kemempuan berhubungan secara lesan (verbal) dengan orang lain.
9.	Kerja sama : Kemempuan bekerjasama dengan orang lain dan sikap yang kontruktif dalam tim.
10.	Kehadiran dalam rapat : Kemempuan dan keikutsertaan (partisipasi) dalam rapat berupa pendapat dan ide
11.	Manajemen Proyek : Kemempuan mengelola proyek, baik membina tim, membuat jadwal kerja, anggaran dan menciptakan hubungan baik antar karyawan.
12.	Kepemimpinan : Kemampuan mengarahkan dan membimbing bawahan, sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas.
13.	Kemempuan memperbaiki diri sendiri : Kemampuan memperbaiki diri sendiri dengan studi lanjut atau kursus-kursus.
14.	Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan
NO	KETERANGAN	SB	B	C	S	K	KS
15.	Bidang apa saja yang menyangkut tugas karyawan yang memerlukanperbaikan
16.	a.      Bagaimana perbaikan tersebut dapat dilaksanakan; b.       Apakah karyawan dapat melaksanakan ?; c.       Apa yang dapat dilakukan oleh seorang penyelia (dalam hal perbaikan) ?.
17.	Apakah tujuan dapat dicapai dalam 3 bulan atau 6 bulan atau 12 bulan.
18.	Catatan umum (bila ada).
19.	Catatan tantang pegawai (saran-saran).